Wer kann ein Pferdefreundliches Gasthaus vorschlagen?
Jedes Mitglied der VFD kann die Vergabe des Gaststättenschildes seinem Orts-, Kreis- oder Bezirksverband vorschlagen. Der Vorschlagende führt  im Vorfeld die Gespräche mit dem Gaststättenbetreiber und verweist insbesondere auf die besondere Werbewirksamkeit für das Gasthaus sowie darauf, dass eine Zertifizierung durch die VFD kostenlos erfolgt.
Welche Pferdefreundliches Gasthaus sollten vorgeschlagen werden?
Gasthäuser bzw. Raststationen, die die Anforderungskriterien der VFD  nach dem ersten Augenschein erfüllen – eine genauere Prüfung erfolgt später.

Der formlose Vorschlag sollte beinhalten:
Adresse des Gasthauses / Raststation
Dortiger Ansprechpartner, der über den Vorschlag an die VFD informiert ist
Vorhandene Möglichkeiten zur Pferdeunterbringung
Evtl. besondere Gründe, warum dieses Gasthaus vorgeschlagen wird
Fotos des Gasthauses / der Pferdeunterbringung

Zur einfacheren späteren Verarbeitung sollte der Vorschlag möglichst in elektronischer Form in gängigen Datei-Formaten erfolgen.

Was passiert mit dem Vorschlag?
Der Vorschlag wird weitergeleitet an den Beauftragten für Wanderreiten des jeweiligen Orts-, Kreis-, Bezirks- oder Landesverbandes.

Die Besichtigung des potentiellen Pferdefreundliches Gasthaus erfolgt in einem angemessenen zeitlichen Rahmen durch den Beauftragten für Wanderreiten oder ein von ihm beauftragtes, zuverlässiges VFD-Mitglied, das die entsprechende Fachkompetenz besitzt (Prüfer, Rittführer, Übungsleiter etc.). Dabei erfolgt die Kontrolle, ob die Vergabekriterien erfüllt werden und – falls notwendig – Beratung und Hilfestellung des Pferdefreundliches Gasthaus zu möglichen Verbesserungen.

Wie kommt das Schild ans Gasthaus?
Die Schilder müssen vom zuständigen Orts-, Kreis- oder Bezirksverband schriftlich mit den genauen Angaben des Pferdefreundliches Gasthaus bei der VFD-Landesgeschäftsstelle bestellt werden. Die Kosten werden vom Landesverband getragen.

Die Übergabe des Schildes an das Pferdefreundliches Gasthaus erfolgt möglichst medienwirksam, damit für beide Seiten ein Werbeeffekt entsteht. Die Organisation dieses Events wird zwischen dem Orts-, Kreis- oder Bezirksverband und dem Beauftragten für Wanderreiten sowie dem Gasthausbetreiber abgesprochen. Die Befestigung des Schildes wird dem Betreiber des Pferdefreundliches Gasthaus überlassen, der sich gleichzeitig verpflichtet, das Schild an gut einsehbarer Stelle anzubringen.

Und weiter?
Die Landesgeschäftsstelle gibt die Daten des Pferdefreundliches Gasthaus an den Landesbeauftragten für Wanderreiten weiter. Dieser ist zuständig für die Eintragung sämtlicher Daten in das Wanderreiter-Quartierverzeichnis der VFD und benötigt deshalb zum Abschluss des ganzen Vergabeablaufes die Daten des Pferdefreundliches Gasthaus möglichst in elektronischer Form.